Google Docs bukanlah layanan baru dari Google, tapi mungkin masih banyak diantara kita yang belum memanfaatkan layanan ini secara maksimal. Bagi Anda yang sehari – hari berkutat dengan dokumen dan membutuhkan interaksi dengan teman Anda di tempat berbeda, Anda bisa memanfaatkan layanan Google Docs. Ada 3 jenis file yang bisa Anda buat di Google Docs yaitu dokumen, tabel dan presentasi.

Mari kita mulai menjelajahi Google Docs….

Langkah 1

Di halaman depan http://docs.google.com, Anda akan mendapatkan fitur yang bisa Anda peroleh di Google Docs termasuk video tutorialnya. Untuk memulai layanan, lakukan login dengan akun Google Anda.

Langkah 2

Selanjutnya Anda akan masuk ke halaman utama Google Docs. Jika Anda sudah pernah menyimpan file disini, maka daftarnya akan muncul disini.

Untuk membuat file baru, klik tombol Create new yang ada di bagian kiri atas, lalu pilih jenis dokumen yang Anda ingin buat. Atau jika Anda ingin menggunakan file yang telah Anda buat sebelumnya di komputer, klik Upload.

Langkah 3

Kali ini kita ambil contoh membuat file baru jenis tabel, selanjutnya Anda akan masuk ke halaman seperti berikut:

Meski fiturnya tidak selengkap Microsoft Excel, namun bisa dibilang hampir semua fungsi dasar Microsot Excel ada disini. Untuk mengundang teman dalam mengerjakan file-nya, klik tombol Share yang ada di kanan atas, lalu pilih opsi Invite people. Oh ya, jika Anda belum menyimpan file dengan nama tertentu, maka Google akan meminta Anda untuk menyimpannya terlebih dahulu sebelum mengundang teman.

Langkah 4

Selanjutnya masukkan alamat email teman yang Anda ingin undang, Anda bisa mengundang beberapa teman sekaligus disini. Di bagian bawah kolom Invite, terdapat opsi To edit dan To view. Jika Anda ingin teman Anda untuk mengubah klik To edit , sementara jika hanya Anda bagi untuk dilihat klik To view. Cantumkan juga judul serta pesan yang ingin Anda sampaikan. Setelah itu klik Send.

Kemudian akan keluar daftar siapa saja yang memiliki akses terhadap file yang Anda bagi tadi. Anda juga bisa mengubah kewenangan teman Anda dengan mengklik opsi Can Edit, Can View atau None. Selanjutnya klik Save & Close.

Langkah 5

Kini Anda akan kembali ke halaman file yang sedang Anda kerjakan. Di halaman ini Anda melihat warna kotak biru yang menunjukkan kotak tempat kursor Anda sekarang. Jika teman Anda yang lain juga sedang mengerjakan file ini , Anda akan melihat kotak warna hijau seperti dibawah yang menunjukkan teman Anda sedang meletakkan kursornya disana.

Untuk melihat siapa saja yang sedang mengerjakan file ini secara bersamaan, Anda bisa melihat kotak biru di kanan atas yang bertuliskan “someone is viewing”. Atau untuk file jenis dokumen dan presentasi tulisannya “editing now: someone”. Khusus untuk file tabel, Anda bisa mengklik tulisan  “someone is viewing” dan mengirimkan pesan kepada teman yang sedang mengedit.

Fitur seperti chat ini juga ada untuk file jenis presentasi dengan nama Speaker Notes yang ada di bagian kanan bawah. Sayangnya fitur sejenis tidak akan Anda dapatkan di file jenis dokumen.

Langkah 6

Jika Anda ingin mengetahui sejarah revisi yang sudah dilakukan, klik menu File lalu pilih submenu See revision history. Disini Anda akan mendapatkan data kapan saja file mengalami revisi dan siapa yang merevisinya. Anda juga bisa mengembalikan file ke kondisi sebelum di revisi dari menu ini.

Langkah 7

Sekarang kita kembali ke halaman utama… Kini Anda telah memiliki satu file dalam akun Google Docs Anda, dari daftar ini Anda juga bisa melihat siapa yang terakhir merevisi dari kolom Date di bagian kanan.

Bagaimana? Mengerjakan tugas bersama-sama secara online jadi lebih mudah kan?